Kennzahlen zeigen dir den Weg

Führungswerkzeug Kennzahlensystem

• Entscheidungsgrundlage
• Steuerungsinstrument
• Ergebniskontrolle

Konkrete Ziele ermöglichen messbaren Erfolg

Kennzahlen sind Informationen zum Ziel und über Abweichungen auf dem Weg dorthin.
Auf deinem unternehmerischen Weg verfolgst du immer kleinere oder größere Ziele. Es ist sehr nützlich, sich diese Ziele konkret vorzustellen und messbare Kriterien festzulegen, an denen du erkennen kannst, ob und wann du dein Ziel erreicht hast.
Zur Orientierung gebrauchst du Werkzeuge.

Besonders wenn die Zeit drängt, dein Ziel zu erreichen, ist es wichtig, die Richtung und den Weg dorthin zu kennen. Dabei helfen Kennzahlen.
Im Vergleich mit den üblichen betriebswirtschaftlichen Analyse- und Diagnose-Systemen kann ich dir mit dem Balance E-Radar ein Orientierungstool mit „Sprinter“- Eigenschaften vorstellen.
Wenn Zeit und auch Geld knapp sind, müssen aus wenigen und schnell zu ermittelnden Kennzahlen Erkenntnisse gewonnen werden, die richtige Entscheidungen ermöglichen.
Das kannst du mit der Balance E – der Bilanz der Erfolgsfaktoren – erreichen. Dieses Kennzahlensystem ist Entscheidungsgrundlage und zuverlässiges Steuerungsinstrument mit Messgrößen zur Zielerreichung.

Kennzahlensystem Balance E® – Bilanz der Erfolgsfaktoren

Was kann das Balance E®- Kennzahlensystem

Mit dem Balance E-Kennzahlensystem wird deine individuelle Zufriedenheit mit den Gegebenheiten gemessen und du bekommst eine Einschätzung der Zukunftsperspektive dargestellt.

• Das Balance E-Kennzahlen-System zeigt die Zusammenhänge von Ursache und Wirkung im internen und externen Bereich
• Das Balance E-Kennzahlen-System macht Leistungsfähigkeit sichtbar
• Das Balance E-Kennzahlen-System dokumentiert stichtagsbezogen die Soll- und Ist-Ergebnisse
• Das Balance E-Kennzahlen-System warnt frühzeitig bei Fehlentwicklungen

Mit Balance E – Kennzahlen auf der Basis von 20 Kriterien kannst du schnell und richtig entscheiden und zielführend steuern.

Wirksame Grundlagen dafür sind:

Methoden zur Orientierung

Die Kunst vernetzt zu denken – F. Vester

Mit der Erkenntnis von Frederic Vester – mit 20 Kriterien kann man komplexe Systeme steuern – haben wir eine weitere Grundlage des Balance E-Kennzahlen-System.

Unsere Vorhaben und Unternehmen werden nicht nur komplizierter, sondern auch komplexer – und damit unberechenbarer.

Rechne mal aus, wo sich bei einem Fußballspiel der Ball in der 59 Minute befindet. Der Trainer kann nicht berechnen, welcher Spieler ausgetauscht werden sollte, um das Spiel zu gewinnen. Aber er hat ein Gefühl dafür, ob ein Stürmer oder ein Verteidiger im weiteren Spielverlauf seiner Mannschaft mehr nützt.

Wir gehen davon aus, dass keiner – auch kein Berater – das Unternehmen besser kennt als die Geschäftsleitung.
Also fragen wir den Geschäftsführer bzw. das Leitungsteam nach ihrer Einschätzung, inwiefern die wesentlichen Erfolgskriterien erfüllt sind. Das messen wir an einer Punktzahl von 0 – 100.
Die Orientierungsgröße für die Einschätzung ist 60 Punkte. Die 60 drückt eine zufriedenstellende, ausreichende Größe aus. Abweichungen Richtung 100 zeigen besondere Stärken und Richtung 0 besondere Schwächen.
Da die Kriterien alle irgendwie miteinander verbunden sind, können wir einschätzen, welche Auswirkungen eine Änderung der Leistungsfähigkeit, oder bessere Kundenbeziehungen oder angepasste Mitarbeiterführung auf das Ergebnis hat.

Der grafisch dargestellte Kennzahlensatz liefert sofort ein Bild, von dem sich wirkungsvolle Handlungsalternativen ableiten lassen.

Strategische Kennzahlen – W. Mewes

Die Wirksamkeit des Balance E-Kennzahlen-System er-höhen wir mit der Mewes-Strategie.

Die Mewes-Strategie ist die Lehre vom wirksamsten Einsatz vorhandener Mittel und Kräfte, um ein Ziel zu erreichen, das allen Beteiligten nützt. Die daraus abgeleiteten Kennzahlen bilden den Nutzen für andere ab und liefern wichtige Erkenntnisse für die Nachhaltigkeit des Vorhabens.

Auf dieser Basis bekommst du mit dem Balance E-Kennzahlen-System in kürzester Zeit ein unscharfes, aber richtiges Bild deiner Situation, um richtig entscheiden und zielführend steuern zu können.

Das Pareto-Prinzip – V. Pareto

– mit 20% Mitteleinsatz 80% der Probleme lösen –
nutzen wir für das Balance E-Kennzahlen-System.

Mit speziellen Kennzahlen – wie z.B. ROI – kannst du wichtige betriebswirtschaftliche Erkenntnisse gewinnen und Branchenvergleiche durchführen.

Du-Pont-Schema (Nachbildung, Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Du-Pont-Schema)

Um ein Unternehmen umfassend und wissenschaftlich abgesichert beurteilen zu können, gebraucht man viele Kennzahlen und noch viel mehr Daten, aus denen Kenn-zahlen ermittelt werden.

Wir wollen einen schnellen Überblick. Dazu nutzen wir die Erkenntnisse von Vilfredo Pareto, um mit 20% des üblichen Aufwands 80% des Ergebnisses zu erreichen.

Wir gehen davon aus, dass wir die Situation eines Unternehmens mit 100 Kennzahlen umfassend beschreiben können und mit ausgewählten 20 Kennzahlen die wesentlichen Erfolgsfaktoren erfassen, um uns ein zutreffendes Bild machen zu können.

Zur Umsetzung der Erkenntnisse von F Vester, W. Me-wes und V. Pareto, die in die Balance E-Methode eingeflossen sind, empfehle ich folgende Schritte:

Schritt 1 Beschreibe dein Ziel – möglichst genau und konkret

Nutze die SMART-Formel

Wie ist die SMART-Formel aufgebaut?
Fünf Buchstaben für fünf Kriterien, die ein gutes Ziel erfüllen sollte.
Schau sie dir an und entwickle danach deine Ziele:
S – Spezifisch
M – Messbar
A – Akzeptiert
R – Realistisch
T – Terminiert

Beschreibe die wesentlichen Kriterien

Wenn du z.B. eine Geschäftsidee realisieren willst, solltest du wissen, was du zur Umsetzung benötigst und was vorhanden ist, in den Bereichen

1. Kompetenz (z.B. deine Fähigkeiten und Möglichkeiten)
2. Beziehungen (z.B. zu Kunden, Lieferanten, Geldgebern)
3. Leistungsfähigkeit (z.B. Produktionsmittel, Kapazitäten)
4. Ergebnisse (z.B. Nutzen u. wirtschaftliche Tragfähigkeit)

Berücksichtige auch die Entwicklung und die damit verbundenen Perspektiven, die für diese Bereiche absehbar sind.

Mach dir einen Plan

Wertschöpfungsmodell

Schritt 2 Definiere die Kennzahlen

Zielsetzung und Organisation des Kennzahlensystems

Was sollen die Kennzahlen aussagen?
Wer soll sie ermitteln?
Wie und wann sollen sie ermittelt werden?
Wofür werden die Kennzahlen gebraucht?
Wenn diese Fragen geklärt sind gehe weiter in die Tiefe der Zusammenhänge.

Bestimme die kritischen Erfolgskennzahlen 

Bei Wikipedia ist dazu folgendes zu lesen:

Ein kritischer Erfolgsfaktor (KEF) ist eine Eigenschaft einer Organisation, die bei ausreichend guten Werten das Erreichen der Ziele der Organisation ermöglicht, beispielsweise Gewinnmaximierung, Kommunikation, Qualität, Kostenführerschaft etc.

Die Methode der Kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) basiert auf einem Informationsbedarfsermittlungsverfahren von Rockart.
Man erhält die kritischen Erfolgsfaktoren, indem man mit dem Topmanagement eines Unternehmens bestimmt, was für den Erfolg der Unternehmung entscheidend ist. Anhand der KEF können dann z. B. Projekte aufgesetzt oder priorisiert werden, die den Unternehmenszielen förderlich sind.

Kritische Erfolgsfaktoren beziehen sich auf eine begrenzte Anzahl von Arbeitsbereichen. Gute Resultate in diesen Bereichen sind ausschlaggebend für ein Individuum, eine Abteilung oder eine Organisation, um erfolgreich im Wettbewerb zu bestehen.

Die KEF werden klassischerweise aus den vier Bereichen Service, Kommunikation, Personal und Positionierung erhoben. Beispielhafte KEF im Bereich Kommunikation könnten Innerbetriebliche Kommunikation, Zwischenbetriebliche Kommunikation und Benutzerschulung sein.
Die Bewertung der einzelnen KEF findet anhand von Fragebögen von Experten und/oder Mitarbeitern statt. Es sind Priorität P(K), Leistung L(K) und Gesamterfolg E(K) zu bewerten. Die Skala geht von P(K)=1 irrelevant bis P(K)=7 sehr entscheidend und L(K)=1 sehr schlecht bis L(K)=7 ausgezeichnet. Die kumulierten Werte drücken aus, ob die KEFs ausreichend unterstützt sind.

Für uns sind die Messgrößen und Kennzahlen wichtig, die Rückschlüsse auf die aktuelle und künftige Funktionsfähigkeit des Leistungssystems ermöglichen.

Dazu überprüfen wir das Leistungsmodell und bewerten, ob die wesentlichen Kriterien ganz, teilweise oder gar nicht erfüllt sind.

Entwickle eine Kriterienmatrix für dein Modell

Kennzahleninhalte werden zu deinem individuellen Leistungsmodell für die wesentlichen Bereiche entwickelt und bilden eine Kennzahlenmatrix.

Die vier Bereiche sind:

• Kompetenz
• Beziehung
• Leistung
• Ergebnis

Hierzu werden relevante Aussagen formuliert, die das Kennzahlensystem bilden

Zum Beispiel für den Bereich Kompetenz

• Die Fähigkeit der Geschäftsleitung, sich selbst zu motivieren, ist gegeben (Motivation)
• Die Fähigkeit zur kundengerechten Informationsweitergabe ist vorhanden (Kommunikation)
• Pläne werden kompetent umgesetzt (Management)
• Steuerungsinstrumente sind vorhanden und werden regelmäßig eingesetzt (Controlling)
• Die Fähigkeit, Commitment herbeizuführen, ist nachgewiesen (Führung)

Bestimme die Kennzahleninhalte

Das Balance E – Kennzahlensystem besteht aus 20 Kriterien, mit denen man eine Organisation steuern kann.

Zum Beispiel:
Kompetenz
Motivation
Kommunikation
Management
Controlling
Führung
Beziehung
Akzeptanz
Nachfrage
Kooperation
Nachhaltigkeit
Anpassungsfähigkeit
Leistung
Standort
Organisation
Leistungsprozess
Wirtschaftlichkeit
Mittelzufluss
Ergebnis
Bonität
Vermögen
Wirksamkeit
Handlungsfähigkeit
Agilität

Für diese Kriterien werden zum Ziel passende Eigenschaften beschrieben, die optimal erfüllt sein sollten.
Siehe vorstehendes Beispiel für den Kompetenzbereich.

Schritt 3 Beurteile die Situation

Wie wird beurteilt?

Für eine Beurteilung ist Transparenz von größter Bedeutung

• Kompetenz, Fähigkeiten der Beteiligten
• Einflussnahme und Beziehungsgeflecht
• Mittelherkunft und Mittelverwendung
• Ergebnisverteilung bei den Beteiligten
  • Nutzwert für Auftraggeber
  • Tauschwert für Auftragnehmer
  • Beispiel Zertifizierung Mewes-Strategie

Je mehr Personen beteiligt sind, umso wichtiger ist die objektive Darstellung der Gegebenheiten.

Die Beurteilungsmethode muss den subjektiven Informationsbedarf aller Entscheider decken.
Das folgende Balance E – Cockpit, bildet einerseits die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen

• Liquidität
• Rentabilität
• Produktivität
• Auslastung
• Vermögen

und andererseits die Einschätzung der immateriellen Erfolgsfaktoren, wie z.B. Kundenzufriedenheit, Betriebsklima, situationsgerechtes Verhalten, Image etc. ab.

Positive Abweichungen vom Planwert werden entsprechend dem Ampelsystem in „Grün“, negative Abweichungen der Kennzahlen werden in „Rot“ und Kennzahlen, die noch nicht eindeutig interpretierbar sind, werden in „Gelb“ markiert.

Damit haben die Entscheidungsträger auf einer Seite einen Überblick und komprimierte Informationen, die sie als Grundlage für ihre Entscheidungen nutzen können.

Bei regelmäßigem Soll-Ist-Kennzahlenvergleich mit dem Balance E – Cockpit verfügst du über ein Frühwarnsystem, mit dem kostspielige Fehlentwicklungen vermieden werden können.

Wer soll beurteilen?

Kennzahlen sollen Kenntnis über Zusammenhänge und Größenordnung vermitteln.
Beurteilen sollen diejenigen, die die Zusammenhänge kennen und Erkenntnisse aus den zur Verfügung stehen-den Zahlen, Daten und Fakten ableiten können.
Von den Entscheidern müssen die Anforderungen definiert werden, um Transparenz für die Entscheidungsgrundlage herzustellen.

Schritt 4 Was sagen die Ergebnisse aus?

Kernproblem und ursächliche Engpässe

Als Kernproblem sehen wir das Ergebnis an, mit dem wir am wenigsten zufrieden sind.

Bei Unternehmern ist das oft die fehlende Liquidität.
Wenn die Liquiditätskennzahl drohende Zahlungsunfähigkeit signalisiert, ist es höchste Zeit anhand der Kennzahlen zu prüfen, ob die

Leistungsprozesse funktionieren
Kundenbeziehungen hinsichtlich Sichtbarkeit, Reichweite und daraus resultierender Nachfrage erfolgversprechend sind
Führungsaktivitäten ausreichen, um die angestrebte Wertschöpfung zu generieren.

Das Balance E – Leitsystem macht die Zusammenhänge deutlich

Wenn du zur Unternehmenssteuerung vom nicht zufriedenstellenden Ergebnis ausgehst wirst du den zentralen Engpass bei den Leistungsprozessen, im Bereich der Geschäftsbeziehungen oder bei der Unternehmensführung finden.
Nachdem der zentreale Engpass identifiziert ist, kann er meistens auch gelöst werden.

Voraussichtliche Entwicklung

Das Kennzahlensystem sollte durch den Kennzahlen- und Soll-Ist-Vergleich Entwicklungen und Trends verdeutlichen und Perspektiven und Zukunftsfähigkeit sichtbar machen.

Dazu werden die wesentlichen Faktoren für das individuelle Vorhaben ermittelt. Die Unternehmenskennzahlen können z. B. Kapazitätsauslastung, Auftragseingang, lfd. Auftragsverhandlungen, Nachfrageverhalten der Kunden etc. genauso beinhalten, wie Konjunkturdaten, Branchenentwicklung, öffentliche Förderung, Neuentwicklungen, Wettbewerbssituation etc.
Für den Blick in die unternehmerische Zukunft kann ein Szenario-Mapping hilfreich sein.

Das Balance E – Cockpit weist einen Wert hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit aus, der aus den Kennzahlen zur Beurteilung der Perspektiven aus den Bereichen Kompetenz, Beziehungen, Leistungen und Ergebnissen gebildet wird.

Schritt 5 Erfolgversprechendster Lösungsansatz

Handlungsempfehlungen ableiten

Anhand des Kennzahlensystems zeigt das Balance E – Radar die Zusammenhänge von Ursache und Wirkung und mach die ursächlichen Engpässe sichtbar.

Dieses Beispiel zeigt eine sehr kritische Unternehmenssituation, weil die Wirtschaftlichkeit nicht gegeben ist.
Ursachen dafür sind in der Reihenfolge ihrer Bedeutung

• mangelhafte Wertschöpfung
• bestehende Abhängigkeiten
• unzureichende Risikovorsorge

Aus diesen Gegebenheiten können jetzt Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wiederherzustellen.

To Do

Als nächstes ist jetzt eine tiefergehende Problemanalyse erforderlich.
Anschließend müssen Problemlösungen und Handlungsalternativen entwickelt werden.
Dann ist eine Entscheidung herbeizuführen.
Abschließend werden Prioritäten für das weitere Vorgehen bestimmt und der Plan umgesetzt.

Fazit

Wir haben festgestellt, dass Transparenz und systematisches Vorgeben die Planung und Umsetzung wesentlich erleichtern und außerdem Zeit und Kosten sparen.
Transparenz gewinnen wir durch die Arbeit mit dem Balance E – Leistungsmodell zur Darstellung der Zusammenhänge und Abhängigkeiten, die wir als messbare Größe oder als Schätzwert in Form von Kennzahlen dar-stellen.

Das systematische Vorgehen wird durch das durchgängige Balance E – Leitsystem vorgegeben.
Mit dem Balance E – Radar wird das Kernproblem ermittelt und die Engpässe identifiziert, die eine positive Weiterentwicklung behindern.

Das Balance E – Cockpit zeigt auf einer Seite die Gesamtsituation anhand einer graphischen Darstellung der Stärken und Schwächen für die weitere strategische Ausrichtung des Vorhabens.
Auf der anderen Seite geben die ermittelten Kennzahlen in Verbindung mit den Ampelfarben wichtige Hinweise für eine zielführende Steuerung des Unternehmens.

Den wahren Wert der Balance E erkennst du sehr schnell bei der Anwendung im unternehmerischen Alltag.

Fragen beantworten wir gerne

Einige Fragen beantworten wir schon HIER in unseren FAQs

Stiftung Führungsmethodik
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Autor

IN 90 TAGEN ZU VERMÖGEN
ISBN 978-3-347-05826-2

In diesem Buch wird die Geschichte von Georg dem Mentor und Markus dem Unternehmer erzählt. Diese unterhaltsame Geschichte ist ein Projektbericht von Markus, der die Balance E kennenlernt und sie erfolgreich in seinem Unternehmen einsetzt.

Georg Rohde
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